REDACCIÓN
REPÚBLICA DOMINICANA.- El pasado día 3 de octubre de 2017, el Consejo del Poder Judicial emitió la Resolución Núm. 23/2017, que aprueba el “Reglamento sobre Registro de Testamentos y Poderes”, que se crea por disposición del artículo 64 de la Ley 140-15, que regula el Notariado e instituye el Colegio Dominicano de Notarios.
El Registro de Testamentos y Poderes es aquel en el que se inscriben los datos identificadores de los testamentoscon el fin de garantizar el conocimiento de su existencia, una vez fallecidas las personas que los hubiesen otorgado, o bien en vida por los propios otorgantes.También, se inscriben para su registro y certidumbre de fecha los documentos que otorgan poder de representación.
La finalidad del Registro de Testamentos y Poderes es dar publicidad al otorgamiento, revocación, modificación, ampliación y protocolización de esos documentos, siempre que sean otorgados en o que hayan de tener impacto en el país.
Según el artículo 1 del reglamento en cuestión, su objeto es “establecer el procedimiento para el registro de los actos descritos en el artículo 1 de este reglamento”. No obstante, de manera olímpica, obvia describir cuáles son esos actos; que, indiscutiblemente,han de ser los testamentos otorgados mediante escritura pública o acto notarial auténtico; los testamentos especiales a que se refieren los artículos 981 y siguientes del Código Civil;los testamentos cerrados; los testamentos ológrafos; las protocolizaciones de testamentos; las revocaciones de testamentos y sus modificaciones y las sentencias que declaren válidos o afecten la validez de tales actos.
En ese mismo orden, como el reglamento no hace exclusión, asumimos que aplica a todos los tipos de testamentos y a todos los tipos de documentos de poderes, sean estos últimos otorgados mediante acto público o bajo firmas legalizadas, así como sus modificaciones o revocaciones, cada vez que los mismos sean instrumentados por los notarios, cónsules y vice-cónsules, cuando estos actuaren en funciones notariales dentro de la demarcación territorial en la que están designados.
En la experiencia internacional, las leyes notariales que establecen la necesidad de registrar los poderesse limitan a aquellos que constan en escritura pública y otorgan poderes para constituir,transmitir, declarar, modificar o extinguir derechos reales. En igual sentido, es facultativo no aplicar las disposiciones del Registro de Testamentos y Poderes a los testamentos depositados en poder de las autoridades militares porque están exentos de todo requisito de forma, sustancia, formalidad o registro.
La División de Registro de Personal, con sede en el denominado “edificio viejo” de la Suprema Corte de Justicia, es el lugar en donde los notarios del Distrito Nacional y los funcionarios consulares deben registrar los testamentos y poderes, debiendo hacerlo, los primeros, de manera directa y los segundos, remitirlos vía el Ministerio de Relaciones Exteriores. Los notarios de cualquier otro lugar del país deben hacerlo en los subregistros existentes en la secretaría de la Cámara Civil de la Corte de Apelación del Departamento Judicial correspondiente a su designación.
Un aspecto de relevancia que resulta contradictorio es que, mientras –al decir del Reglamento- “la División de Registro de Personal estará interconectada por medios electrónicos y documentales con todos los subregistros existentes en el país”, cuando un notario deba registrar un documento, debe hacerlo “por medios físicos, a través de un formulario de informaciones”.
Esa disposición reglamentariadesconoce los alcances de la ley nacional que trata sobre comercio electrónico, documentos y firmas digitales,además de obstaculizar, entorpecer y dificultar la notificación del formulario que para tales propósitos suple el Registro. A esto se agrega, que ignora los avances que representa para el país el programa “República Digital” que incluye un conjunto de políticas y acciones para promover la inclusión de las tecnologías de información y comunicación en los procesos productivos, educativos, gubernamentales y de servicios a los ciudadanos.
Es tiempo de incorporar en la práctica del notariado las herramientas técnicas de la información y la comunicación con el fin de que el sistema se ajuste a los avances tecnológicos y a la migración de nuevos formatos. No es posible que quienes ejerzan la función notarial no puedan enviar digitalmente el formulario con la información sobre los testamentos o poderes, lo que hace el reporte más expedito y se evita el desplazamiento a las oficinas del tribunal.
En el formulario solo se debe incluir “un extracto de la actuación” en la que conste “el nombre del testador o poderdante, el lugar y la fecha del testamento o poder y el nombre de los testigos, cuando estos sean requeridos.”Esta única información es la que se debe inscribir y archivar de manera cronológica en una matriz bajo custodia de los subregistros, quienes tienen la obligación de remitir las copias “el último día de cada mes a la División de Registro de Personal del Consejo del Poder Judicial.” Obviamente, falta colocar el nombre y dirección del notario, de la autoridad pública o de la persona que haya autorizado el documento o de quien lo tenga en su poder en depósito.
Es muy importante que los colegas notarios tengan presente que el Registro no archiva las matrices u originales de los testamentos ni de los poderes, ni siquiera copia de los mismos, debe limitarse a recibir y registrar el formulario de informaciones diseñado a esos fines. Los instrumentos digitales deberán ajustarse a las disposiciones y lineamientos establecidos para el uso de la plataforma digital.
Está bastante claro, en la Ley y en el Reglamento, que, si el notario no presenta su actuación en el plazo de 5 días hábiles a partir de la instrumentación del testamento o poder será acreedor de una multa de 5 salarios mínimos[1] equivalentes a más de 25 mil pesos y, “si persistiere se le podrá sancionar con la destitución.”
En cambio, de manera expresa, tanto en el artículo 65, Párrafo I de la Ley núm. 140-15 como en el artículo 8, Párrafo I del Reglamento sobre Registro de Testamentos y Poderes,se excluyen de cualquier tipo de sanción o responsabilidad a los funcionarios consulares que incumplan con el envío de sus actuaciones para fines de registro.
La inscripción debe tener carácter secreto mientras viva el testador. No obstante, después del fallecimiento del testador, cualquier persona con interés legítimo o su abogado apoderado,sea nacional o extranjero, que necesite conocer si existe o no testamento y que lo solicite por la vía y forma correspondiente, presentando un certificado en extracto del acta de defunción que justifique el fallecimiento, puede solicitar una certificación que declare que un testamento en específico de un testador o un poder, no ha sido revocado y es el último que aparece notificado.
La solicitud de certificación debe ser acompañada de copia del documento nacional de identidad, la sentencia o decisión judicial mediante la cual es requerida y cualquier documentación adicional que se sea demandada por la División de Registro de Personal.
La certificación que se expida debe informar si el de cujus otorgó o no testamento público ante notario, o de cualquier otro tipo y, en caso de la existencia de testamento, indicar el lugar y fecha del otorgamiento y el nombre y dirección del notario ante quién fue otorgado porque este el único que puede instrumentar la compulsa que daría publicidad al testamento en ocasión del fallecimiento del testador.
En nuestra opinión, el reglamento debió hacer exigible la incorporación a la base de datos del Registro la información sobre las “Actas de Notoriedad para fines de determinación de herederos” o “declaración de herederos ab-intestato"tramitadas ante notario, porque este tipo de acta es la que determina, según los criterios establecidos por la Ley, quiénes son los herederos legales.
El Reglamento sobre Registro de Testamentos y Poderes nada dice sobre las tasas para la inscripción de testamentos o poderes ni las que correspondan a las certificaciones e informes que se libren, por tanto, asumimos que se aplicará la gratuidad en sus expediciones.
La ley notarial indica que el Registro en comento, orgánicamente debe estar “adscrito al Departamento de Auxiliares de Justicia del Consejo del Poder Judicial”; sin embargo, en el artículo 2 del Reglamento especifica que “estará a cargo de la División de Registro de Personal”.
Finalmente, se establece que si un servidor judicial se negare a dar cumplimiento a las disposiciones del reglamento será sometido al ámbito de la Resolución núm. 2006-2009, del 30 de julio de 2009, que aprueba el Sistema de Integridad Institucional del Poder Judicial, en donde se contienen todas las prohibiciones y el sistema deconsecuencias con las que se premian las mejores actuaciones y sereprime toda conducta de irrespeto de los servidores administrativos judiciales.
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